Privacyverklaring VTO3
Als u met VTO3, de vereniging voor toezichthouders in kinderopvang en onderwijs, en/of Stichting Dienstverlening samenwerkt, dan verstrekt u gegevens aan VTO3. VTO3 hecht veel waarde aan de bescherming van de door u verstrekte persoonsgegevens. In deze privacyverklaring geven wij heldere en transparante informatie over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.
VTO3 houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) / General Data Protection Regulation (GDPR). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en typen persoonsgegevens worden hieronder beschreven;
de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot uitsluitend de gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt;
uw toestemming vragen wanneer dit nodig is voor de verwerking van uw persoonsgegevens; dit gebeurt bij aanvang van uw lidmaatschap en/of bij wijziging daarvan;
passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens is gewaarborgd;
geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor zij zijn verstrekt;
op de hoogte zijn van uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens, u hierop wijzen en deze respecteren.
VTO3 is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van deze privacyverklaring vragen heeft of contact met ons wenst op te nemen, kunt u dit doen via de contactinformatie op onze website.
Onder persoonsgegevens verstaan wij onder meer: naam (van u en/of van uw organisatie), verblijf- of vestigingsadres, telefoonnummer en e-mailadres, alsmede gegevens over overeenkomsten, producten en diensten.
Deze gegevens verkrijgen wij van u persoonlijk of – met uw instemming – via een organisatie, bijvoorbeeld wanneer u ons een e-mail stuurt of u zich aanmeldt voor de nieuwsbrief van VTO3.
Ook bij het bezoeken van de website van VTO3 kunnen in sommige gevallen persoonsgegevens worden verwerkt, zoals een IP-adres, cookies of inloggegevens.
Indien het bedrijf een zelfstandige zonder personeel (zzp’er) betreft, beschouwen wij deze bedrijfsgegevens als persoonsgegevens in de zin van de AVG. Heeft u zich – buiten uw organisatie waarvoor u werkt – persoonlijk geabonneerd op onze nieuwsbrief, dan zijn ook dit persoonsgegevens.
1. Verwerking van persoonsgegevens
Van alle personen met wie wij contact hebben, of die de website van VTO3 bezoeken, kunnen wij persoonsgegevens verwerken.
Persoonsgegevens worden door VTO3 verwerkt voor de volgende doelstellingen:
administratieve doeleinden;
communicatie over dienstverlening en/of uitnodigingen;
uitwisseling van ledengerelateerde gegevens met andere leden.
De grondslag voor deze verwerkingen is:
het lidmaatschap van de vereniging (uitvoering van een overeenkomst);
samenwerkingen.
Voor bovenstaande doelstellingen kan VTO3 de volgende persoonsgegevens van u verwerken:
statutaire naam en sector van de instelling waar u toezichthouder bent;
voornaam;
tussenvoegsel;
achternaam;
titel;
adres;
(zakelijk) telefoonnummer;
(zakelijk) e-mailadres;
functie binnen het toezichthoudende orgaan.
Voor deze doelstellingen kan VTO3 daarnaast de volgende persoonsgegevens vragen:
hoofdfunctie en/of nevenfuncties;
geslacht;
geboortejaar.
Uw persoonsgegevens worden door VTO3 opgeslagen voor de duur van de overeenkomst en daarna uitsluitend in de financiële administratie, voor maximaal zeven jaar.
2. Verwerking van persoonsgegevens voor Inzien
Persoonsgegevens voor Inzien worden door VTO3 verwerkt ten behoeve van:
het informeren van personen en/of organisaties via nieuwsuitingen.
De grondslag voor deze verwerking is:
het inschrijfformulier voor de nieuwsbrief (toestemming);
het lidmaatschap van de vereniging (uitvoering van overeenkomst);
het sluiten van een (samenwerkings)overeenkomst.
Voor deze doelstellingen kan VTO3 de volgende persoonsgegevens verwerken:
voornaam;
tussenvoegsel;
achternaam;
e-mailadres.
Deze persoonsgegevens worden opgeslagen zolang men is aangemeld voor de nieuwsbrief.
3. Digitale ledenraadpleging
VTO3 kan gebruikmaken van digitale ledenraadplegingen, bijvoorbeeld ten behoeve van:
CAO-inzet voor bestuurders;
verkiezing van nieuwe bestuursleden;
het ophalen van meningen van leden over specifieke thema’s.
Om te voorkomen dat leden meerdere malen stemmen of reageren, kunnen controlevragen worden gesteld. Na controle worden de antwoorden op deze controlevragen verwijderd en worden de overige antwoorden anoniem verwerkt. De resultaten worden zorgvuldig bewaard tot uiterlijk één jaar na sluiting van de raadpleging.
4. Stichting Dienstverlening VTO3
Persoonsgegevens ten behoeve van Stichting Dienstverlening VTO3 worden door VTO3 verwerkt voor:
het opstellen en ondertekenen van opdrachten;
het verzorgen van de financiële administratie van opdrachten.
Deze persoonsgegevens worden bewaard gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna uitsluitend in de financiële administratie, voor maximaal zeven jaar.
5. Verstrekking aan derden
Wij gaan zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk om met uw gegevens, ook wanneer wij deze verstrekken aan derden.
Uw gegevens worden uitsluitend aan derden verstrekt indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Dit kan onder meer betrekking hebben op:
financiële administratie;
ledenadministratie;
verzending van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
Met deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten. Zonder uw toestemming worden persoonsgegevens niet aan andere partijen verstrekt, tenzij dit wettelijk verplicht is.
6. Cookies en vergelijkbare technieken
VTO3 maakt gebruik van functionele, analytische en tracking cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die bij het eerste bezoek aan de website worden opgeslagen in uw browser. Deze cookies zorgen ervoor dat de website goed functioneert en geoptimaliseerd kan worden.
Bij uw eerste bezoek bent u geïnformeerd over het gebruik van cookies en is uw toestemming gevraagd. U kunt cookies uitschakelen via de instellingen van uw browser en eerder opgeslagen gegevens verwijderen.
7. Overige bepalingen
Binnen de EU
VTO3 verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen die zijn gevestigd buiten de Europese Unie.
Minderjarigen
VTO3 verwerkt geen persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar.
Bewaartermijn
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk en conform wettelijke bewaartermijnen.
Beveiliging
VTO3 heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen, waaronder:
geheimhoudingsplicht voor personen die toegang hebben tot persoonsgegevens;
gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid;
anonimisering, pseudonimisering en encryptie waar nodig;
back-ups ter bescherming tegen verlies;
periodieke evaluatie van beveiligingsmaatregelen;
bewustwording bij medewerkers over privacybescherming.
Datalek
Bij een (vermoeden van een) datalek verzoeken wij u dit direct te melden via: bureau@vto3.nl.
Rechten van betrokkenen
U heeft recht op inzage, rectificatie en verwijdering van uw persoonsgegevens. Ook kunt u bezwaar maken tegen verwerking of verzoeken om gegevensoverdraagbaarheid. Wij kunnen u vragen zich te legitimeren voordat wij aan uw verzoek voldoen.
Indien verwerking plaatsvindt op basis van uw toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken. Dit kan wel betekenen dat wij onze dienstverlening moeten beëindigen, omdat bepaalde gegevens noodzakelijk zijn voor de ledenadministratie.
Klachten
Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan contact met ons op. Indien wij er samen niet uitkomen, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
VTO3 behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie is te vinden op de website van VTO3.
Deze versie is opgesteld in september 2025.