De kwaliteit van toezicht vraagt om continu onderhoud. Goed toezicht ontstaat niet vanzelf, maar vergt een samenhangende set van instrumenten die bijdragen aan een zorgvuldig en professioneel toezichtproces.
Deze instrumenten zijn gericht op het borgen en versterken van Goed Toezicht. VTO3 hanteert daarbij een minimale basis die voor iedere Raad van Toezicht op orde moet zijn. Deze basisinstrumenten worden hieronder nader toegelicht.
De jaarlijkse zelfevaluatie is een belangrijk instrument om het functioneren van de Raad van Toezicht periodiek te beoordelen en waar nodig te verbeteren. Door structureel te reflecteren op rollen, werkwijze en samenwerking blijft het toezicht scherp, lerend en toekomstgericht.
Toezichtvisie
In de toezichtvisie formuleert de Raad van Toezicht de uitgangspunten die hij hanteert bij het uitvoeren van het toezicht. Wat zijn de belangrijkste kernwaarden, met welke blik kijkt de Raad van Toezicht? Op welke wijze sluit de Raad van Toezicht aan bij de belangrijkste elementen uit de missie en visie van de organisatie?
Toezichtskader en toetsingskader
De Raad van Toezicht formuleert op basis van de toezichtvisie, de strategische agenda van de organisatie en de belangrijkste interne en externe uitdagingen, de thema’s, vraagstukken, onderwerpen waarop het toezicht met name gericht zal zijn: het toezichtkader.
De Raad van Toezicht formuleert daarbij criteria, ijkpunten, doelstellingen die gebruikt zullen worden bij het beoordelen van de resultaten: het toetsingskader.
Informatieprotocol
De Raad van Toezicht maakt duidelijke afspraken over de informatievoorziening aan de Raad van Toezicht.
Daarnaast zijn er ook afspraken over de wijze waarop de Raad van Toezicht zelf informatie verzamelt en toetst (bijv. werkbezoeken, contacten intern en extern).
Jaarplan, jaaragenda, agenda en commissies
Op basis van het jaarplan van het bestuur en het toetsingskader kan een jaaragenda worden vastgesteld, waarin de belangrijkste thema’s een plaats krijgen.
In de agenda van het reguliere overleg is steeds duidelijk wat de aard van de bespreking is, zodat de verschillende rollen helder zijn.
De meeste Raden van Toezicht werken met commissies: auditcommissie, remuneratie of werkgever-commissie, commissie onderwijs en kwaliteit. Het is van belang die werkwijze helder te regelen.