Bij collegiale raadpleging legt een Raad van Toezicht een dilemma of ontwikkelvraag voor aan een andere Raad van Toezicht, al dan niet binnen dezelfde sector. In het gesprek wordt het vraagstuk verdiept en deelt de andere Raad van Toezicht inzichten en adviezen over mogelijke handelingsperspectieven. De adviezen en bijbehorende acties worden vastgelegd en vervolgens opgevolgd.
Idealiter sluit het vraagstuk aan bij een verbeterpunt uit de zelfevaluatie. In de praktijk betreft het vaak een afgeleide daarvan. Het is van belang om de uitkomsten van de collegiale raadpleging expliciet te betrekken bij de daaropvolgende zelfevaluatie. Zo kan worden beoordeeld of de afgesproken acties zijn uitgevoerd en welk effect deze hebben gehad op het functioneren van de Raad van Toezicht en de kwaliteit van het toezicht.
Zo organiseer je een collegiale raadpleging
1. Veranker collegiale raadpleging in de jaarcyclus
Neem collegiale raadpleging expliciet op in de toezicht- en evaluatiecyclus van de Raad van Toezicht. Koppel het bij voorkeur aan de uitkomsten van de zelfevaluatie, zodat het geen losstaand instrument wordt maar onderdeel is van een doorlopende ontwikkellijn.
2. Formuleer een scherp en afgebakend vraagstuk
Zorg voor een concreet dilemma of ontwikkelvraagstuk. Beschrijf kort de context, de spanningen en wat de Raad van Toezicht wil leren of verbeteren. Hoe scherper de vraag, hoe waardevoller het gesprek en de adviezen.
3. Kies bewust een passende gesprekspartner
Selecteer een Raad van Toezicht die voldoende afstand heeft, maar wel relevante ervaring of sectorinzicht meebrengt. Dit kan binnen of buiten de eigen sector zijn, afhankelijk van het vraagstuk.
4. Borg gelijkwaardigheid en vertrouwelijkheid
Maak vooraf afspraken over vertrouwelijkheid, rolverdeling en doel van het gesprek. Collegiale raadpleging is geen toetsing, maar een lerend gesprek op basis van wederzijds vertrouwen en openheid.
5. Zorg voor een goede voorbereiding en structuur
Deel het vraagstuk vooraf met de andere Raad van Toezicht. Werk met een duidelijke agenda: toelichting vraagstuk, verdiepende vragen, reflectie en advies, afronding met kerninzichten en acties.
6. Leg opbrengsten en acties expliciet vast
Vat de belangrijkste adviezen, inzichten en afgesproken acties schriftelijk samen. Benoem wie verantwoordelijk is voor de opvolging en binnen welke termijn.
7. Koppel terug in de zelfevaluatie
Betrek de uitkomsten van de collegiale raadpleging bij de eerstvolgende zelfevaluatie. Evalueer of acties zijn uitgevoerd en welk effect zij hebben gehad op het functioneren van de Raad van Toezicht.
8. Overweeg externe begeleiding
De raadgevers van VTO3 kunnen ondersteunen bij de voorbereiding, structurering en begeleiding van collegiale raadpleging. Zij helpen bij het scherp formuleren van het vraagstuk en bewaken het lerende karakter en de opbrengst van het gesprek.
Deze aanpak maakt collegiale raadpleging tot een doelgericht en effectief instrument voor reflectie en verdere professionalisering van toezicht.