Veel Raden van Toezicht werken met commissies om specifieke onderwerpen zorgvuldig voor te bereiden. Commissies verdiepen zich in een bepaald aandachtsgebied, verzamelen informatie en bereiden besluitvorming voor. Zij brengen kennis en informatie bijeen, voeren verdiepende gesprekken en adviseren de voltallige raad. Hierdoor kan de Raad van Toezicht haar toezichthoudende taak beter en efficiënter uitvoeren. De uiteindelijke verantwoordelijkheid blijft altijd bij de voltallige Raad van Toezicht.
Een goede inrichting van commissies draagt bij aan een efficiënte werkwijze, een zorgvuldige oordeelsvorming en een heldere taakverdeling binnen de raad. Daarom is het belangrijk om afspraken over de taken, bevoegdheden en werkwijze van commissies goed vast te leggen. De inrichting van commissies verschilt per organisatie en is niet wettelijk verplicht, maar wordt voor veel organisaties wel aanbevolen. De Raad van Toezicht bepaalt zelf welke taken aan de commissie worden opgedragen en hoe deze binnen de eigen governance wordt ingericht. Welke commissies wenselijk zijn, hangt onder meer af van de omvang van de raad, de complexiteit van de organisatie en de onderwerpen die extra aandacht vragen.
Voorbeeldreglementen
Om Raden van Toezicht te ondersteunen heeft VTO3 voorbeeldreglementen opgesteld voor de meest voorkomende commissies. Deze reglementen bieden een praktisch uitgangspunt voor het vastleggen van onder meer:
de taak en verantwoordelijkheid van de commissie;
de samenstelling en benoeming van commissieleden;
de werkwijze en besluitvorming;
de verslaglegging aan de Raad van Toezicht;
de relatie tussen de commissie en de voltallige raad.
De voorbeeldreglementen kunnen worden aangepast aan de eigen governance, statuten en werkwijze van de organisatie.
Auditcommissie
Een auditcommissie kan bijdragen aan een efficiëntere werkwijze en een betere voorbereiding van financiële besluitvorming. De auditcommissie ondersteunt de Raad van Toezicht bij de voorbereiding van de besluitvorming over financiële en bedrijfsmatige vraagstukken. De commissie verdiept zich onder meer in de financiële positie van de organisatie, de begroting, de jaarrekening, risicomanagement en de werking van de interne beheersing. Ook onderhoudt zij het contact met de externe accountant en bereidt zij de bespreking van accountantsrapportages voor.
Kwaliteitscommissie
Een kwaliteitscommissie kan bijdragen aan een betere voorbereiding van de besluitvorming over de kwaliteit van het onderwijs of de kinderopvang. De kwaliteitscommissie ondersteunt de Raad van Toezicht bij de voorbereiding van de besluitvorming over de kwaliteit van het onderwijs en/of de kinderopvang en het toezicht daarop. De commissie verdiept zich onder meer in het kwaliteitsbeleid, kwaliteitsontwikkeling, inspectierapporten, interne evaluaties en signalen van belanghebbenden. Ook volgt zij ontwikkelingen en risico's die van invloed kunnen zijn op de kwaliteit van de organisatie. De commissie heeft een voorbereidende en adviserende rol; de besluitvorming en verantwoordelijkheid blijven altijd bij de voltallige Raad van Toezicht.
Werkgeverscommissie
Een werkgeverscommissie kan bijdragen aan een zorgvuldige en consistente invulling van de werkgeversrol van de Raad van Toezicht. De werkgeverscommissie ondersteunt de Raad van Toezicht bij de voorbereiding van de besluitvorming over de invulling van haar werkgeversrol. De commissie houdt zich onder meer bezig met de werving en benoeming van bestuurders, de gespreks- en beoordelingscyclus, arbeidsvoorwaarden, bezoldiging, ontwikkeling en opvolging van het bestuur. De commissie heeft een voorbereidende en adviserende rol; de besluitvorming en verantwoordelijkheid blijven altijd bij de voltallige Raad van Toezicht.